whatsapp Problemi e soluzioni: l'arte del problem solving
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Cos'è un problema?
Perché sembra che la nostra vita, in pressoché qualsiasi settore, sia costantemente sommersa di problemi?
Non bisogna addentrarsi troppo nella storia della filosofia per capire la natura del concetto stesso di 'problematica': basta semplicemente una piccola analisi logica e tanta, tanta... Pazienza, unita ad una buona dose di inventiva.
Se vuoi conoscere cos'è il problem solving, le sue basi e come esso può cambiare radicalmente il tuo lavoro e la tua produzione aziendale, non ti resta che continuare a leggere questa pagina!
I problemi si risolvono, basta la giusta soluzione.
Cos'è un problema?
Un problema è semplicemente un impedimento al raggiungimento di un obiettivo, di natura variabile.
L'esatta definizione di 'obiettivo', ossia il suo reale valore (sia concreto che ideale) è sostanzialmente e concettualmente irrilevante ai fini esemplificativi: un problema è un ostacolo, che rallenta o che impedisce totalmente l'avanzamento di un progetto verso un dato fine (obiettivo).
Nell'accezione e nell'immaginario comune, solitamente al problema viene associata sempre una valenza negativa, tuttavia questo non è sempre vero: di per sé, un problema non è né positivo e né negativo, è semplicemente una variabile a cui deve essere dato un certo valore per far riuscire l'equazione, che coincide con il raggiungimento dell'obiettivo.
Per rendere concettualmente più agevole quanto sopra esposto, si pensi alla vita stessa come una gigantesca equazione non lineare: vi sono alcune costanti e moltissime variabili, talmente tante da rendere di fatto improbabile una soluzione certa dell'equazione.
Proprio questa impossibilità de facto nel trovare la soluzione rende paradossalmente possibile l'esistenza per come noi la conosciamo: se tutto fosse eguale, se l'energia e la massa che compogono tutto l'universo fossero in stato di quiete (quindi, con parametri costanti), se non vi fossero più elementi variabili si sarebbe quindi raggiunta l'entropia totale, e la realtà stessa sarebbe ben differente da come noi la conosciamo.
I problemi sono le variabili, e le variabili sono necessarie alla trasformazione caotica che rende possibile il nostro piano della realtà.
Cercala di vedere in questo modo, quando pensi a cosa sia un problema, poiché se adotterai questo punto di vista, ti sarà molto, ma molto più semplice affrontarlo. Contattami ora e risolvi i tuoi problemi!
Individua il problema
Quando pensi: "Ho un problema", immediatamente il tuo cervello associa alla domanda una sensazione di paura mista a preoccupazione, poiché ha realizzato che c'è un ostacolo che blocca il raggiungimento di un tuo obiettivo.
Molto spesso, gran parte di quella sensazione di disagio e preoccupazione non è data dalla consapevolezza del problema reale, ma piuttosto dalla molto più banale ignoranza su cosa, esattamente, causi l'intoppo.
Per farti capire meglio, ti faccio un esempio quotidiano, in cui ti sarai imbattuto moltissime volte: immagina di essere imbottigliato in una lunghissima fila al casello autostradale o all'uscita di una tangenziale cittadina.
Immagina che la sosta forzata ecceda il limite che ritieni fisiologico per la strada e per l'ora, e che l'attesa si prolunghi in effetti in maniera considerevole: provi una sensazione di ansia e fastidio, vero?
Non è tanto per il fatto di essere prigioniero in una scatola di sardine con le ruote (cosa comune a tutti i tuoi sventurati compagni automobilisti a te vicini), perché in fondo ci sei abituato; non è neppure il fare tardi, perché sei abituato anche a quello, ed in qualche modo ti giustificherai.
Il problema che ti fa innervosire di più è il non sapere per quale cavolo di motivo sei impantanato in quel posto: che cosa è successo? Un incidente? Una manifestazione? Una deviazione? Un'invasione in massa di turisti asiatici fatta con mezzi pesanti?
Cosa sta causando il fatto che sei impossibilitato ad arrivare dove devi arrivare?
Quanto durerà? Come fai a saperlo se non sai cos'è successo?
Ecco, su quella sensazione di consapevolezza del problema, consapevolezza dell'ostacolo che esso rappresenta e consapevolezza dei suoi effetti (non arrivare)
si abbatte la mannaia dell'ignoto, del senso atavico dell'essere umano di paura di ciò che non è conosciuto.
Come un ingorgo d'auto è un problema che può avere molte cause ma lo stesso effetto, così esistono problemi dalle innumerevoli cause ma dagli effetti similari, che è difficile distinguere.
Il processo mentale che porta alla consapevolezza della realtà di una situazione problematica e alla ricerca della sua causa è chiamato problem finding, ossia ricerca del problema.
Il problem finding è la prima fase del percorso logico-analitico che porta alla soluzione del problema, e si compone a sua volta di tre sotto-fasi:
- Analisi delle interconnessioni
La radice del problema (root) non è mai un elemento avulso dai suoi effetti, ma bensì è una costante modulante che permea tutto il problema stesso.
Ne consegue che tutti gli elementi derivati dalla causa sono collegati tra di loro, esattamente come una radice con la sua pianta.
Analizzando le interconnessioni degli effetti, è possibile risalire a ritroso alla radice, ma è un processo che deve coinvolgere tutti gli attori che sono parte del problema.
In questa fase è pertanto imperativa la creazione di un diagramma di base della problematica, di brainstorming e, in generale, dell'acquisizione di quante più informazioni possibili sull'ostacolo che s'intende superare; - Analisi dei problemi similari ed alternativi
Esattamente come per le patologie umane, se una data malattia infettiva sconosciuta presenta sintomatologia simile ad una già nota, la base di partenza per tentare una ezimologia è proprio partire da quel che già si conosce, e tentare di approfondire la ricerca.
Spesso e volentieri, ceppi di virus e batteri simili presentano vulnerabilità altrettanto simili ad antivirali ed antibiotici, e pertnato vale la pena tentare di provare ad ucciderli con quello che già si conosce come efficace.
Questo è un buon esempio per chiarire che spesso problemi similari hanno una causa altrettanto similare, che magari è stata già affrontata con successo in passato: provare quindi ad adottare una soluzione già pronta costa relativamente poco, e spesso può essere un'ottima intuzione.
La regola è: "La giusta soluzione al giusto problema".
Quando non esiste niente di similare già precedentemente trattato, è opportuno provare a cercare cause diametralmente differenti: pensare in maniera alternativa può essere un buon punto di partenza quando quello che già si sa non basta a trovare il bandolo della matassa; - Analisi delle domande corrette
Come era solito affermare il fisico teorico Albert Einstein, a volte è molto più importante ed interessante costruire la giusta domanda, piuttosto che una risposta.
Il problem finding è essenzialmente un porre domande esatte e coerenti con la situazione ostativa, e tra di essere scegliere poi quella o quelle che centrano il cuore del problema.
Modella il problema
Una volta che hai individuato il problema, il suo 'core', root o nucleo centrale, sei a buon punto nel processo mentale che ti porta alla sua soluzione: hai individuato il nemico, sai che è proprio quello che ti sta causando l'ostacolo che ti impedisce di proseguire nel raggiungimento del tuo obiettivo.
Individuare il menico però non basta: devi anche capire la sua entità totale, il numero dei suoi uomini, la sua potenza di fuoco e, in generale, devi carpire qualsiasi informazione ti possa portare alla vittoria.
La fase concettuale che da una forma al problema e lo modella, analizzandone accuratamente tutte le sfumature, è chiamata problem shaping, ed è una fase considerata critica: viene stilato un modello chiamato solitamente 'albero del problema', che altro non è che un diagramma 'a spina si pesce'.
La regola generale in questa fase è quella proposta da Cartesio molti secoli fa nel suo famoso "Regulae ad directionem ingenii": il problema di base complesso deve essere scomposto in sotto-problemi più semplici, tanto da formare dei veri e propri moduli, idealmente più omogenei possibili.
Ciò risulterà di enorme aiuto nell'ultima fase del processo metodologico che porterà alla soluzione del problema, ed in molti casi anzi risulterà indispensabile per traguardare l'obiettivo: molti problemi complessi sono di difficile soluzione se presi monoliticamente, ma diventano più abbordabili se scomposti.
Idealmente, non è necessario dare una priorità ai sotto-problemi modellati: la regola è quella del 100%, ovverosia il problema si considera risolto quando il 100% delle sue sotto-parti è risolto, a prescindere dal loro ordine di risoluzione.
Nella fase di problem shaping non è comunque richiesto di risolvere nulla, ma solo di dare una forma intelligibile al problema, scomponendolo quanto più possibile e gettando quindi le basi per l'azione risolutoria.Contattami ora e risolvi i tuoi problemi!
Trova la soluzione al problema
Quando il problema è trovato, modellato ed eventualmente scomposto in sotto-problemi modulari, si è pronti per la fase d'azione che porterà alla soluzione, ossia il problem solving.
Al contrario di quello che si crede, non esiste una metodologia veramente efficace da considerarsi universale per il problem solving, ma esistono però differenti metodologie che possono essere applicate per aiutare la risoluzione delle problematiche.
Qualsiasi che sia la metodologia scelta, è importante sottolineare che risolvere problemi è un'operazione che ognuno di noi fa quotidianamente, dal momento in cui ci svegliamo e cominciamo la giornata fino a quando non poggiamo la testa sul cuscino.
Il problem solving è quindi una caratteristica intrinseca di noi, della nostra specie e, di rimando, di tutti gli organismi viventi presenti sul nostro pianeta: la vita stessa è una continua soluzione a continui problemi, e pertanto una buona strategia di soluzione dovrebbe stimolare ed aiutare questa nostra dote innata, quanto più naturalmente possibile.
Il problem solving risulta enormemente più facile se si sono rispettate le prime due fasi del processo mentale che porta alla soluzione del problema: l'inviduazione dell'ostacolo e la sua scomposizione in sotto-problemi agevolano la terza fase, che può quindi procedere in maniera fluida e snella.
Se si è scomposto il problema complesso in sotto-problemi più semplici, il problema si considera risolto quando ogni singolo sotto-problema è contestualmente risolto.
La soluzione del problema deve necessariamente essere:
- Definitiva
Il problema deve essere risolto definitivamente, ovverosia l'ostacolo per l'obiettivo da traguardare deve essere rimosso oppure aggirato.
La risoluzione deve durare nel tempo ottimisticamente in maniera indefinita per la stessa tipologia di problematica: nel caso essa si ripresentasse, il problem solving avrà fallito nell'individuazione della radice del problema, e dovrà essere ricominciato il percorso mentale sin dall'inizio.
Le soluzioni temporanee, ossia quelle che liberano provvisoriamente la strada per l'obiettivo da raggiungere, devono essere chiaramente specificate, e dovrebbero essere utilizzate solo in casi eccezionali, in situazioni d'emergenza e con un tempo d'azione certo e definito; - Idonea
La soluzione del problema deve risolverlo nel migliore dei modi e nella parte totale.
Il problem solving non ha il compito di trovare soluzioni parziali, né tantomeno deve necessariamente trovare soluzioni originali: deve risolvere il problema applicando la soluzione adatta.
Nel caso di problemi similari, possono essere applicate altrettante soluzioni similari; così come una soluzione già precedentemente adottata nel passato può essere applicata con successo ad un problema presente.
Il problem solving è un procedimento mentale che privilegia la flessibilità e l'adattabilità, poiché è sempre la soluzione che si deve adattare al problema, e mai il contrario; - Conveniente
Il problema deve essere risolto con la soluzione più economicamente conveniente per l'azienda.
Se il problem solving trova differenti soluzioni di eguale valenza, che rispettano i parametri di definitività ed idoneità, dovrà essere scelta la soluzione più economica.
'Convenienza economica' non significa necessariamente costo più basso: una soluzione scelta può anche costare di più di un'altra sul momento, ma potrebbe avvantaggiare l'azienda nel futuro più o meno breve, portando un maggiore riscontro economico o la conclusione di un affare importante collegato, od ancora maggiore produttività.
Va posta attenzione sul fatto che il compito del problem solving non è risolvere il problema, ma trovare una o più soluzioni che capaci di risolvere il problema.Contattami ora e risolvi i tuoi problemi!
Risolvi il problema
Dopo che la fase di problem solving avrà trovato una o più soluzioni adatte alla rimozione dell'ostacolo, si renderà necessario attuare la risoluzione del problema.
Questo sembra un passo scontato, ma in realtà non lo è proprio: il problema si intende risolto nella pratica quando la soluzione è applicata, e l'ostacolo rimosso.
L'applicazione (direttiva) della soluzione è un atto decisionale, non necessariamente compito della persona o del team che s'è occupato del processo mentale del problem solving.
Tale atto è sovente compiuto dall'azienda o dal committente che ha necessitato dell'aiuto degli esperti problem solver, ma in grandi realtà è spesso demandato ad un funzionario o ad un dirigente.
Questa fase, chiamata in gergo decision-making, potrebbe sembrare semplice, ma spesso non è così facile: il prendere una decisione ha effetti immediati, sia economici che funzionali, che impattano immediatamente sulla gestione dell'azienda.
Il dirigente od il
funzionario preposto alla decisione deve scegliere sulla base di diversi fattori, nell'esclusivo interesse dell'azienda.
Tali parametri, che potrebbero anche risultare in contrasto tra di loro, debbono essere attentamente valutati prima della decisione finale.
Tutte le decisioni prese nella fase del decision-making debbono obbligatoriamente essere indirizzate dagli obiettivi preposti ed evidenziati fin dalla scoperta del problema che ha causato il blocco che s'intende eliminare.
Nello specifico, il dirigente dovrà analizzare:
- Fattore economico
La soluzione da adottare è scelta considerando quella più economicamente conveniente per l'azienda.
Il vantaggio economico non è necessariamente inteso come risparmio immediato, ovverosia un prezzo ribassato rispetto alla media: il vantaggio può anche essere inteso come una qualità superiore che si conserva nel tempo, oppure un'ammortizzazione più armonica delle spese secondo un dato piano di rientro; - Fattore temporale
La soluzione da adottare è scelta considerando quella più rapida possibile.
Con questo parametro la velocità di risoluzione è preferenziale, anche se può economicamente essere più svantaggiosa.
Lo svantaggio economico è comunque un concetto relativo: il tempo guadagnato una soluzione più rapida potrebbe compensare il suo costo maggiore, e permettere un ritorno produttivo più veloce e quindi un'economia nel breve più vantaggiosa; - Fattore gestionale
La soluzione da adottare è scelta considerando quella più semplice da gestire a livello manageriale.
Grandi aziende strutturate in maniera complessa possono avere differenti esigenze di gestione, e non tutte le soluzioni atte a risolvere un problema sono facili da implementare in un gruppo di lavoro o gruppo di gruppi (settori).
Qualche suggerimento utile per il problem solving
Il problem solving è un complesso procedimento mentale che comporta necessariamente un grande sforzo logico ed analitico: anche se tutti noi risolviamo piccoli o grandi problemi nella vita di tutti i giorni, chi lo fa per lavoro ha portato la sua esperienza su un livello superiore, raffinando le proprie capacità e applicando sempre nuovi modelli a situazioni di bisogno, sperimentando costantemente nuove soluzioni.
Tutto il processo che va dal problem finding al problem solving è una vera e propria produzione concettuale spesso eseguita da un team di esperti, che spende molte energie, risorse e tempo per trovare soluzioni e permettere alle aziende, di qualsiasi dimensione, di continuare ad esistere.
Se quindi sei alle prese con un problema da risolvere e vuoi qualche consiglio per facilitarti la vita, ascolta:
- Devi costruire le giuste domande
In fase di problem finding, non devi cercare risposte, ma devi piuttosto porti (e costruire) le giuste domande: dove? Come? Quando?
Se non sai mettere su le domande idonee, non troverai mai le risposte che ti faranno scoprire la radice del problema; - Il tuo compito è trovare soluzioni efficaci, non la soluzione assoluta
Il problem solving finisce non con la soluzione del problema, ma con l'individuazione di una o più soluzioni che possono risolvere il problema.
Le soluzioni che possono risolvere il problema sono solo quelle efficaci.
Non vieni pagato per trovare una soluzione perfetta ed assoluta, perché raramente esiste e comunque la sua esistenza o meno non ti riguarda: tu devi proporre delle soluzioni equamente valide, possibilmente equipollenti e comunque sempre idonee; - Tu faresti quello che proponi al tuo cliente?
Questa è una giusta domanda che dovresti farti sempre prima di proporre qualsiasi ipotesi di soluzione: se tu per primo non faresti quello che vuoi proporre, molto probabilmente non è una buona idea e non dovresti proprio proporla; - Cerca di adattare soluzioni già pronte e già provate in precedenza
Se in passato hai risolto brillantemente un problema con una serie di soluzioni geniali, 'impara l'arte e mettila da parte', come si suol dire.
Molto spesso, problemi simili possono essere risolti con soluzioni altrettanto similari, che magari hai già pronte perché sviluppate in precedenza.
Nessuno ti biasimerà né criticherà per riciclare ottime idee, specie quando sono state partorite da te: ti pagano per farlo, anzi!
Adatta tutto ciò che puoi adattare! - Se non funziona, cambialo
Se un dato processo logico non ti porta a soluzioni soddisfacenti, ricomincia con un nuovo percorso mentale.
Non c'è niente di peggio che fossilizzarsi su qualcosa che non funzionerà mai, e che darà sempre i soliti frutti! - Offri opzioni differenti, ma di qualità similare
Prediligi il tempo od il costo? Hai trovato una soluzione rapida e costosa, oppure una meno veloce ma più economica?
Il piano d'ammortamento è favorevole nel breve periodo con un maggiore dispendio produttivo oppure preferisci un ammortamento lento, con una produzione cadenzata?
Offri soluzioni ai tuoi clienti che siano capaci di farli scegliere: l'essere umano è contento quando può scegliere, e la decisione risulterà meno stressante
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Posso aiutarti.
Sono un IT project manager con grande esperienza nel problem solving, e sono al tuo servizio.
Posso fornirti tutto l'aiuto necessario a risolvere il tuo intoppo, e posso farlo dopo aver risolti molti altri intoppi a molte altre persone, esattamente come te.
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