whatsapp Cos'è un Project Manager: compiti, requisiti e mansioni
Contenuti della pagina [NASCONDI]- Chi è un project manager?
- Cosa fa un project manager?
- Quali sono i compiti di un project manager?
- Quali sono le responsabilità di un project manager?
- Cosa non è richiesto ad un project manager?
- Quali sono le qualità necessarie ad un project manager?
- Come si diventa project manager?
- Quando serve un project manager?
- Hai bisogno realmente di un project manager?
- Ti serve un IT project manager?
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Nel mondo del lavoro contemporaneo, l'iper-specializzazione dei settori ha permesso di diversificare l'offerta dei servizi come non mai in passato.
Questo è stato sicuramente un grande volano per la post-industrializzazione, che ha consentito di aumentare la qualità dei prodotti in offerta, ridurre sensibilmente i costi e garantire un supporto ai clienti estremamente accurato.
Il cambio radicale del concetto stesso di produzione, non più relegata alla mera forza-lavoro interna all'azienda ma libera di aprirsi a contatti (e contratti) di collaborazione esterni, molto più vantaggiosi e molto più flessibili, ha fatto nascere un nuovo sistema di coordinazione delle risorse umane, slegato al passato ed incentrato sulla gestione del team del progetto, piuttosto che ad un mero controllo delle mansioni dell'organigramma generale aziendale.
Questo contesto, che per sua stessa natura impone la supervisione dinamica della forza lavoro suddivisa in risorse interne ed esterne, ha introdotto la necessità di una nuova figura gestionale: il capoprogetto, meglio conosciuto con l'inglesismo di 'project manager'.
Questa pagina ti aiuterà a capire cos'è un project manager, dei settori in cui è richiesto, di che cosa si occupa nello specifico e comprende anche un piccolo test per permetterti di capire se la tua azienda ha bisogno di tale figura.
Buona lettura!
Per sapere come dare ordini, devi prima sapere come eseguirli.
Chi è un project manager?
Un project manager (in italiano: responsabile del progetto o capoprogetto) è un professionista che si occupa della direzione, dello sviluppo e del realizzo finale di un progetto lavorativo, di qualsiasi natura esso sia.
È quindi un ruolo di tipo gestionale,
operativo.
La sua tipica collocazione nell'organigramma aziendale è subito sotto i dirigenti e prima degli impiegati, quindi è usualmente catalogato come dirigente quadro (o quadro direttivo).Contatta ora il tuo project manager!
Cosa fa un project manager?
Il compito primario del project manager è, detta in maniera molto sintetica, raggiungere gli obiettivi del progetto che gli è stato dato.
Questo solitamente comporta svariati compiti misti, come l'avvio, la pianificazione, l'attuazione, lo svolgimento e la chiusura di un determinato progetto.
Un parametro di misura molto importante del lavoro gestionale del project manager è il tempo: a prescindere dall'effettivo campo d'applicazione del progetto,
il rispetto dei tempi stabiliti è considerato essenziale, per la buona riuscita del lavoro e la soddisfazione del committente.Contatta ora il tuo project manager!
Quali sono i compiti di un project manager?
Per il raggiungimento dell'obiettivo - cioè la chiusura del progetto, il project manager deve necessariamente ricoprire più ruoli e svolgere più compiti, suddivisi convenzionalmente in due aree:
- Area operativa;
- Area gestionale (o relazionale)
I compiti dell'area operativa sono essenzialmente di carattere tecnico, e variano in base al settore in cui il project manager opera.
Ad esempio, un project manager che opera nel settore dell'informatica, e specificatamente nel sotto-settore delle reti strutturali, avrà una buona conoscenza delle infrastrutture comuni,
dedicate e ad hoc, e saprà ideare, gestire e sviluppare progetti che comprendono reti SAN, LAN complesse, VPN et similia.
Un project manager nel setto-settore dello sviluppo web, continuando con gli esempi, sarà invece molto ferrato in HTML, CSS, framework di lavoro più utilizzati (ASP.NET, JQuery) oltre che avere ottime esperienze ed eccellente conoscenza di strategie SEO.
Di esempi ce ne possono essere molti, come molti sono i settori che necessitano di project management.
In gergo, tutte le abilità operative del project manager
vengono definite 'hard skill'.
I compiti dell'area relazionale sono invece
di natura squisitamente interpersonale: comunicare, gestire, ordinare mansioni, attività, assegnare tempi e dialogare costantemente con i membri del team, riportando e presentando i risultati al committente.
Le due aree principali dell'azione del project manager debbono essere accuratamente sincronizzate per la riuscita del progetto: compito del professionista è quindi smistarsi dall'area operativa all'area gestionale e viceversa con efficacia, sapendo esattamente quando intervenire in un'area e quando nell'altra.
In poche parole: un buon project manager è prima di tutto un ottimo gestore di sé stesso e delle sue potenzialità.
Quali sono le responsabilità di un project manager?
Datosi che molti progetti sono estremamente complessi, composti da decine o centinaia di attività, al project manager è richiesta sovente la stesura della struttura analitica di progetto, chiamata usando l'inglesismo work breakdown structure (WBS).
In pratica, è una lista di tutte le attività di un progetto, dalle più semplici alle più complesse: secondo la famosa 'regola del 100%', nella lista va incluso il 100% di tutto il lavoro, sia svolto con risorse interne che appaltato esternamente.
Ad ogni attività il project manager deve dare una percentuale di parte del progetto, nonché un tempo di risoluzione ed una matrice delle responsabilità (ovverosia, una o più persone che la svolgono).
Il progetto si considera concluso con successo quando tutte le attività sono concluse nei tempi stabiliti, e la WBS è completa al 100%. Contatta ora il tuo project manager!
Cosa non è richiesto ad un project manager?
Un project manager è un capoprogetto, ovverosia il professionista che è alla direzione del lavoro da eseguire, ma non è un progettista: piuttosto, coordina e guida i progettisti presenti nel team.
Essendo principalmente pagato per iniziare e completare un progetto, un project manager non deve necessariamente essere presente nella fase di ideazione: il suo compito è far eseguire ciò che è già stato precedentemente deciso, quindi non è richiesta una particolare sua presenza in qualsiasi fase proto-progettuale.
Altresì, il project manager non deve a tutti i costi conoscere nel minimo dettaglio tecnico il progetto che deve gestire: la conoscenza del prodotto è essenziale e richiesta, ma il project manager non è un ingegnere o tecnico specializzato.
Tuttavia, più competenze interenti al settore può vantare un project manager, e meglio è per i suoi compiti nell'area relazionale: i progettisti ed i tecnici (specie in ambito elettronico od informatico) tendono ad usare linguaggi e metodologie operative abbastanza complesse, schematizzate e strutturate, che spesso risultano astruse o di difficile comprensione ai professionisti esterni al loro settore.
Un project manager con conoscenza e competenza, quindi, può dialogare molto più agevolmente con tali figure, agevolandogli ed agevolandosi di molto il lavoro.
Se non specificatamente indicato e commissionato ad inizio progetto, un project manager non deve necessariamente eseguire la cernita e la selezione delle risorse umane del team di sviluppo: in molti casi, il team è già stato scelto dai dirigenti o dai committenti, e il project manager ha il solo compito di gestirlo.
Ci sono però casi in cui il project manager è chiamato a selezionare i membri del team direttamente prima della fase d'avvio: in questo caso, solitamente al project manager è data licenza di assumere e smistare le risorse in libertà, secondo le direttive del committente. Contatta ora il tuo project manager!
Quali sono le qualità necessarie ad un project manager?
In un progetto complesso con molte attività e che si dirama in un tempo considerevole, è altamente probabile che vi siano problemi od intoppi in corso d'opera.
Al project manager sono quindi richieste alte capacità di risoluzione dei problemi (problem solving), possibilmente in maniera quanto più veloce possibile e con meno costi possibili per il committente.
Datosi che un generico problema (anche piccolo) a volte può rallentare enormemente una o più attività ed innescare un pericoloso effetto domino che andrebbe sempre prontamente isolato, la capacità d'intervento tempestivo e risoluzione è considerata una delle qualità principali e necessarie del project manager.
Altre qualità che un professionista della gestione dei progetti deve avere possono essere:
- Capacità di programmazione, distribuzione delle risorse umane e pianificazione (meglio se a scalare);
- Notevoli abilità oratorie, di persuasione e comunicazione;
- Capacità di analisi e sintesi, nonché di stesura di rapporti dettagliati;
- Capacità grammaticali e di produzione letteraria necessarie alla produzione di documentazione tecnica;
- Abilità particolare nel controllo qualità del prodotto;
- Capacità di controllo e gestione del budget;
- Capacità di analisi e prevenzione rischi;
- Capacità di leadership, comando e carisma
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Come si diventa project manager?
Al momento, non esiste un'unica via per intraprendere la carriera di project manager.
In Italia, la professione di capoprogetto non è regolata da alcun Ordine o Collegio, quindi è accessibile a tutti a prescindere dal titolo di studi posseduto.
Sicuramente, una buona formazione universitaria è preferenziale, ma i capi d'applicazione della gestione dei progetti sono talmente vasti che bisogna necessariamente specializzarsi sul campo.
Non è raro che validi project manager di settori tecnici siano provenienti da formazione squisitamente umanistica: è un lavoro in cui essere dotti conta fino ad un certo punto, e conta molto di più saper risolvere i problemi e gestire molte risorse umane contemporaneamente.
Una cosa che la teoria appresa sui libri ancora non riesce esattamente a spiegare.
Molte università od istituti di formazione offrono un'ottima quantità di master post-laurea in project management, a volte per cifre non proprio abbordabili.
Ancora, tante aziende (spesso di altissimo nome) tengono corsi specifici sul project management, rilasciando propri attestati.
Ci sono poi le certificazioni internazionali, come le PMI e IPMA, che possono arricchire il curriculum di un project manager e renderlo più appetibile per l'azienda che è intenzionata ad assumerlo.
Ancora una volta, bisogna però ripetere che tutta questa documentazione di corredo non può supperire alla formazione diretta sul campo operativo, né ai necessari anni d'esperienza richiesti per gestire progetti complessi e con budget considerevoli. Contatta ora il tuo project manager!
Quando serve un project manager?
Un project manager è una figura professionale che non è necessaria a tutte le aziende sul mercato.
Serve esclusivamente in determinate realtà - solitamente medio-grandi - solo per determinati progetti e per un determinato periodo di tempo.
Non è un caso che la grande maggioranza dei project manager è inquadrata come libero professionista: a parte casi minoritari, il vero project manager si muove a seconda del lavoro che è chiamato a fare, spostandosi di realtà in realtà e di progetto in progetto.
Molte grandi aziende hanno i loro project manager interni, pagati a salario, a cui smistano di volta in volta i progetti: è una possibilità, che però in parte snatura il concetto stesso della professione, che non dovrebbe essere quello di seguire una realtà, ma piuttosto un progetto.
In linea generale, c'è bisogno di un project manager quando:
- Vi è un progetto lavorativo complesso da sviluppare, seguire e concludere;
- I dirigenti aziendali non hanno le capacità gestionali adatte per (oppure non sono intenzionati a) seguire tutte le fasi di un dato progetto;
- Il progetto prevede molte attività, ognuna assegnata a singole risorse oppure sotto-team dedicati;
- Il progetto prevede un monitoraggio costante del budget e un'intensa attività relazionale ad hoc tra committenti e loro stakeholders, che un semplice account non può svolgere.
Definire la complessità di un progetto non è facile: analiticamente, la teoria vorrebbe che tale misura sia direttamente proporzionale alle attività richieste per il completamento di tutto il progetto, ma questa linea di pensiero non tiene conto del fatto che le attività non sono tutte uguali.
Ci sono attività più o meno facili da gestire, così come ci sono team di lavoro più o meno affiatati,
e tempi di lavoro più o meno ristretti: la complessità totale del progetto dovrebbe quindi essere considerata in relazione a tutte queste variabili.
Per progetti
molto complessi, che addirittura intersecano differenti settori del commercio (come le grandi campagne pubblicitarie, la produzione industriale, ecc ecc.) si rende necessaria la presenza di più di un project manager, che dovrà lavorare in sincronia con i suoi colleghi.Contatta ora il tuo project manager!
Hai bisogno realmente di un project manager?
Un capoprogetto è una figura estremamente specializzata che, come visto in precedenza, deve necessariamente ricoprire più ruoli sia nell'area operativa che nell'area gestionale.
Occorrono molti anni d'esperienza diretta per formare un bravo project manager, e questo si ripercuote giocoforza sul suo costo finale.
Project manager con capacità operative fuori dalla norma (hard skill estremamente sviluppate, pari o superiori al comparto tecnico aziendale) richiedono corrispettivi - giustamente - adeguati alle loro capacità.
Il discorso si applica egualmente a project manager con capacità gestionali che superano la media.
Project manager in grado di avviare da zero un progetto (partecipando anche all'eventuale fase di brainstorming), ed in grado di calcolare esattamente budget e tempi di consegna, sono ovviamente su un gradino salariale ancora più alto (e sono solitamente disponibili in quantità limitata).
Quando devi decidere di contattarne uno, è bene quindi che tu ti faccia un prospetto generale della situazione che devi andare a risolvere (od iniziare).
Prendi queste indicazioni in maniera molto empirica, poiché sono buone solamente a livello generalista, ma possono esserti d'aiuto a capire se, a grandi linee, il tuo progetto ha bisogno di un gestore avanzato:
- Hai più gruppi di lavoro che fai fatica a sincronizzare;
- Hai progetti che necessitano di molte attività, affidate a personale differente e di cui non puoi (non vuoi) occuparti personalmente;
- Il progetto che hai avviato si è incagliato in una serie di problemi, piccoli o grandi, che ne rendono difficoltoso l'avanzamento;
- Devi avviare un progetto da zero, ma non hai idea di dove iniziare;
- Il project manager che attualmente è nella tua squadra di lavoro non sta conseguendo gli obiettivi che vi eravate ripromessi assieme.
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